Poche ore fa abbiamo cercato di delineare i principali termini della fatturazione elettronica, uno strumento che secondo le intenzioni del legislatore comunitario dovrebbe permettere alle imprese italiane di poter risparmiare tempo e denaro. Cerchiamo ora di comprendere in che modo vadano conservate le fatture, e per quanto tempo occorre archiviare i documenti comprovanti la prestazione di servizi o la vendita di beni di proprietà.

Per quanto concerne innanzitutto il termine, si noti come le disposizioni parlino oramai di “conservazione” e non più di “archiviazione”, come invece appariva nella normativa previgente. In proposito, il terzo comma dell’art. 39, dpr 633/72 stabilisce che: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica ;le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

La distinzione tra fatturazione elettronica e cartacea è pertanto dipendente, fondamentalmente, dalla natura dell’accettazione del destinatario. In altri termini, se per esempio – come spesso accade – si procede alla creazione di una fattura in formata .pdf, per poter essere poi celermente spedita al destinatario via posta elettronica, si dovrà considerare fattura elettronica solo se il destinatario ha manifestato “accettazione” mentre in caso contrario si dovrà considerare “creata in formato elettronica”.

La differenza conseguente non è priva di risvolti di interesse. Nella prima ipotesi, infatti, si dovrà procedere alla conservazione elettronica mediante il rispetto della procedura attualmente dettata dal dm 23 gennaio 2004; nella seconda ipotesi, invece, sarà possibile optare tra una alternativa conservazione elettronica, e la tradizionale conservazione cartacea (vedi anche Fatture elettroniche pubblica amministrazione).

Differenza che, abbiamo avuto modo di sottolineare, dipendono quindi dall’accettazione o meno del destinatario del formato elettronico, che occorre chiarire antecedentemente. Ricordiamo infine, per quanto concerne la data di emissione della fattura, che tale si intende il momento in cui la fattura viene consegnata, spedita, trasmessa o messa nella concreta disponibilità del destinatario.

Nei prossimi giorni, nuovi approfondimenti in materia.